QM-Handbuch

Kunde: Sikla GmbH

Die Idee war zunächst, das bislang bei unserem Kunden Sikla GmbH in Papierform existierende QM-Handbuch auf Basis des bereits vorhandenen SiX CMS in das Intranet zu integrieren. Gleichzeitig sollte die einfache und flexible Erstellungen von weiteren beliebigen Handbüchern im Intranet ermöglicht werden.

Die Features:

• Bereitstellung des QM-Handbuches inkl. aller Dokumentationen
• Integration von Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen, Checklisten, etc.
• Definition und Abbildung des gesamten QM-Workflows
• Versionssicherheit (nur ein Original)
• Strukturierte Daten in einer Datenbank
• Einfache Datenpflege
• Automatisiertes Freigabeverfahren (Workflow im SixCMS)
• Automatisiertes Benachrichtigungsverfahren bei Änderungen per email
• Das lästige Kopieren, Verteilen und Austauschen von Änderungen entfällt

Wesentliche Vereinfachung des QM-Dokumenten-Handlings

Obwohl bei Sikla primär das QM-Handbuch entwickelt worden ist, sind die Anwendungsmöglichkeiten nahezu universell. Auf Grund der Konzipierung der Handbücher als Module können gleichzeitig beliebige Handbücher, wie z.B. ein Führungshandbuch als auch beispielsweise Urlaubs-, Einsatz- oder Kantinenplaner parallel betrieben werden.

Da es sich jeweils um ein zentrales Handbuch handelt, gibt es nur eine gültige Version im Netz. Ein zuvor definierter Workflow für die Dokumentenfreigabe sorgt für strukturierte Abläufe innerhalb des Handbuch-Handlings. Dabei ist gewährleistet, dass jeweilige lokationsbezogene Besonderheiten berücksichtigt werden. Beispielsweise können sich innerhalb eines QM-Handbuches Prozessanweisungen an verschiedenen Unternehmensstandorten unterscheiden. In solchen Fällen ist sicher gestellt, dass jeder Standort seine individuelle Version des Handbuches angezeigt bekommt. Sobald Änderungen innerhalb der Handbücher vorgenommen werden, erfolgt eine automatische Benachrichtigung aller von dieser Änderung betroffenen Mitarbeiter per Mail.

Durch für jedes Unternehmen individuell anpassbare Templates sind alle Anwendungen innerhalb der Module einem durchgängigen CI angepasst. Gleichzeitig ist die Bedienbarkeit jeder einzelnen Anwendung problemlos gewährleistet, da alle Module als eine Einheit dargestellt sind. In allen Dokumenten können Tabellen, Listen und Bilder mit Hilfe von Steueranweisungen frei platziert werden. Ein weiterer Pluspunkt ist die Verwendung von ImageMaps, die es ermöglichen, einzelne Bereiche in Grafiken als Links zu verwenden.

So wird z.B. aus der Darstellung eines Prozessablaufes ein interaktives Dokument.

Da der Umgang mit dem CMS sehr einfach ist, war der Schulungsaufwand gering und die Akzeptanz bei den Anwendern sichergestellt.

... und das sagt unser Kunde dazu:

"Nehmen wir mal ein typisches Beispiel: Im QM-Handbuch oder in einer Verfahrensanweisung ist eine kleine Änderung vorzunehmen. Dies ist eigentlich in einigen Minuten erledigt. Doch nun kommt der zeitraubende Verwaltungsaufwand: Das Dokument muss freigegeben werden, hierzu müssen Unterschriften eingeholt werden. Hat man die Freigabe, muss das Dokument vervielfältigt, an die betroffenen Empfänger verteilt und dort ausgetauscht werden. Aber ist man sich ohne aufwändige Überwachungsverfahren auch tatsächlich sicher, dass das veraltete Dokument nicht doch noch in irgend einer Schublade liegt? Also, alles in allem nicht nur ein zeitaufwändiges sondern auch ein Verfahren mit Fehlerpotenzial.

Mit dem SixCMS ist dies nun Geschichte. Informationen können wir rasch und einfach erstellen, ändern und den Anwendern zeitnah zur Verfügung stellen. Der leidige Freigabe- und Verwaltungsaufwand hat sich auf ein Minimum reduziert."

Achim Münch, Leiter Prozess- und Qualitätsmanagement